Jedes ausführende Unternehmen braucht sie: die Umsatzsteuer-Identifikationsnummer oder abgekürzt USt-IdNr.. Bei der Ausfuhr in ein anderes Land der Europäischen Union, wird normalerweise keine Umsatzsteuer ermittelt. Voraussetzung ist aber, dass der gewerbliche Abnehmer im Empfängerland eine Umsatzbesteuerung mit dem dort gültigen Steuersatz vornimmt.
Seit dem 01.01.2010 setzt diese Steuerfreiheit den Nachweis der Umsatzsteuer-Identifikationsnummer durch das ausliefernde Unternehmen voraus, denn die USt-IdNr. muss zum Moment der Rechnungsstellung gültig sein. Bei Verwertung einer falschen USt-IdNr. kann eine Umsatzsteuerschuld die Folge sein.
Für die ausführenden Unternehmen heißt dies, dass sie auf jeder Rechnung die ausländische USt-IdNr. Anzugeben haben. Diese Nummer beginnt mit zwei Buchstaben für die Länderkennung plus bis zu 12 Zahlen, z.B. DE99999999. Vorher müssen die Unternehmen aber auch geprüft haben, ob diese USt-IdNr. überhaupt noch gültig ist, das heißt ob es das ausländische Unternehmen wirklich gibt.
Bei einer bestimmten Menge an Empfängern von Waren wäre eine Prüfung per Hand noch möglich. In größeren Unternehmen gibt der Gesetzgeber jedoch vor, dass für die Befreiung von der Umsatzsteuer Software-Lösungen eingesetzt werden sollen, wie zum Beispiel SAP Software-AddOns für die Überprüfung der Umsatzsteuer-ID.
Entscheidend bei der Nutzung einer Softwarelösung für die Auswertung der Umsatzsteuer-ID ist die Integration in die im Unternehmen verwendeten Software-Lösungen. Außerdem sollte die Software die Prüfung revisionssicher nachweisen. Lösungen zur Umsatzsteuer-ID-Prüfung in SAP, greifen auf veröffentlichte Listen zu und stellen die Daten in den relevanten Bereichen des SAP-Systems zu Verfügung. Damit werden die Mitarbeiter von aufwändigen Aufgaben befreit und Fehlern kann erfolgreich vorgebeugt werden.
So werden beispielsweise Stammdaten einschließlich der Umsatzsteuer-ID direkt aus dem SAP regelmäßig gegen die Listen geprüft. Die Prüfung kann auch bei der Erstellung von Belegen aus dem System heraus stattfinden. Nicht zuletzt die Kontrolle einzelner Informationen sollte sinnvollerweise über eine Eingabeoberfläche erfolgen können. Über Logbuchdaten werden die Abfragen, die Ergebnisse und einzelne Aktionen wie Freigabe und Sperrung mitgeschrieben werden. Die Archivierung der Prozesse sichert die Darstellung der Einhaltung der Sorgfaltspflicht gegenüber den zuständigen Behörden. Als Datenbasis werden in der Regel die Daten des Bundeszentralamtes für Steuern (BZSt) und das VAT Information Exchange System (VIES) der EU verwendet.
